Zodra uw personeelsleden hun meningsverschillen zelf niet meer op kunnen lossen, wordt vertrouwd op uw vaardigheden als bemiddelaar. Betrokkenheid bij problemen wordt vaak uitgedrukt in termen van afstand en nabijheid. Hoewel u zich betrokken dient op te stellen naar uw personeel dient u afstand te nemen van hun problemen en die van uzelf.
Van u als manager wordt vaak betrokkenheid verwacht bij problemen die zich op uw afdeling afspelen. Als de onderlinge verhoudingen tussen personeelsleden verstoord zijn, rekent men snel op uw beoordelingsvermogen en empathie en uw - zowel letterlijke als figuurlijke - nabijheid. Zodra uw personeelsleden hun meningsverschillen zelf niet meer op kunnen lossen, wordt vertrouwd op uw vaardigheden als bemiddelaar. Betrokkenheid bij problemen wordt vaak uitgedrukt in termen van afstand en nabijheid. Hoewel u zich betrokken dient op te stellen naar uw personeel dient u afstand te nemen van hun problemen en die van uzelf.
Afstand verandert uw blikveld In mijn artikel Bent u close of afstandelijk? scheef ik eerder over de waarde van afstand en nabijheid. De fysieke afstand die u bewaart ten opzichte van uw medewerkers zegt veel over de verhouding die u met hen heeft en het contact dat u met hen wenst. Nabijheid staat voor vriendschappelijkheid en intimiteit. Grote afstand duidt op status, respect en onverschilligheid.
Als u letterlijk ergens met uw neus bovenop zit kunt u beter details onderscheiden. Door afstand te nemen krijgt u meer overzicht over de situatie. Bij de afstand in relationele sfeer is dat vergelijkbaar. Door een persoonlijke band met personeelsleden aan te gaan toont u grote betrokkenheid: u bent close met uw personeel. Deze nabijheid geeft u gedetailleerde informatie over de drijfveren van uw medewerkers: u laat merken dat u hen begrijpt. Dit kan een krachtige motivator zijn, maar vertroebelt soms ook uw zakelijke objectiviteit.
In figuurlijke zin kunnen afstand en nabijheid ook iets te maken hebben met een ander soort betrokkenheid. Hierbij gaat het om de mate waarin u zich involveert in de problemen die zich afspelen. Een en ander heeft veel met elkaar te maken. Hoe kunt u immers objectief afstand nemen van problemen van personen bij wie u erg betrokken bent? Oftewel: hoe kunt u invloed oefenen op een systeem waarvan u zelf deel uitmaakt?
Afstand van problemen Waarschijnlijk kent u deze uitdrukking wel: ‘If you're not part of the solution, you’re part of the problem’. Hierbij gaat men er vanuit dat als u geen deel uitmaakt van de oplossing, u een onderdeel van het probleem bent. Als u teveel betrokken in het geheel bent, gaat dit zeker op. Lukt het u echter om een professionele afstand te bewaren, dan kunt u problemen oplossen zonder dat u in het resultaat meegezogen wordt. Als u deel uitmaakt van het probleem, bent u feitelijk veel te betrokken. Maar u zou ook geen deel uit moeten maken van de oplossing. Door afstand te nemen van probleem en uitkomst kunt u objectiever een oplossing creëren!
Professionele afstand Soms bestaan er in organisaties problemen die moeizaam opgelost kunnen worden doordat er verstoringen in persoonlijke verhoudingen aan ten grondslag liggen. Bijna iedere manager heeft dan al in de gaten waar de oorzaak van de problemen zit. Vaak heeft eenieder ook wel een oplossing, maar toch blijken deze oplossingen steeds opnieuw niet te werken. Als er een interim manager of een professionele mediator wordt geraadpleegd, lukt het die vaak wel om de conflicten te beslechten en zaken te veranderen. De inzichten die deze mensen daarbij aandragen, zijn niet eens zoveel verschillend met die intern al bedacht en uitgesproken zijn.
Er is een groot verschil: de interim manager en mediator zijn vreemde eenden in de bijt. Doordat zij niet permanent deel uitmaken van het geheel kunnen zij gemakkelijk afstand behouden tot de problemen. Dit geeft hen meer overzicht en een objectievere blik. Bovendien worden hun oplossingen - die misschien precies dezelfde zijn als u zelf bedacht zou hebben –beter geaccepteerd dan van een insider: vreemde ogen dwingen immers.
Op afstand en toch betrokken Natuurlijk is het niet altijd nodig om een externe adviseur te raadplegen om de problemen binnen uw organisatie op te lossen. Veel kunt u gelukkig ook zelf aanpakken. Daarbij is het belangrijk dat u afstand kunt nemen van de problemen op zich. Dit betekent zeker niet dat u afstandelijk naar uw medewerkers dient te zijn. Natuurlijk is het goed om in zekere mate betrokken te zijn bij wat er onder uw medewerkers leeft. U dient zich te distantiëren van de problemen en deze los te koppelen van de personen en van uzelf.
Professionele afstand maakt het mogelijk om relationele problematiek binnen uw team objectief aan te pakken. Als u te dichtbij - te betrokken - bent, maakt u onderdeel uit van het geheel. Als u nauwe relaties heeft met de mensen die als ‘part of the problem’ worden gezien, zijn uw goede adviezen altijd gekleurd. Dit verkleint de acceptatie bij andere medewerkers, waardoor u er met elkaar niet gemakkelijk uit zult komen. U kunt de problemen beter aanpakken door niet zelf met de oplossingen te komen. Neem afstand en luister goed naar uw medewerkers.
Zo gek nog niet Uw medewerkers hebben vanuit hun gezichtspunt mogelijk geheel andere oplossingen in gedachten. U hoort misschien dingen die u vanuit uw positie gewoonlijk onacceptabel zou vinden. Om de informatie die u krijgt objectief te verwerken, kan afstand nemen soms ook helpen. Open uw ogen en oren en neem de positie in van een onafhankelijke buitenstaander. Luister ook eens tussen de regels door. De op het eerste oog verkeerde oplossingen van uw medewerkers hebben wellicht toch elementen in zich die zo gek nog niet zijn. Probeer uw eigen ideeën en die van de andere medewerkers daar eens op aan te sluiten. Combineer en vat samen. Hierdoor kunnen creatieve resultaten ontstaan. Vergeet niet: oplossingen voor grote problemen zijn vaak simpel eenvoudig.
Neem ook afstand tot uw eigen problemen Als u zelf problemen heeft helpt het ook om daar afstand van te nemen. Beredeneer uw situatie eens vanuit een helikopterview en koppel uzelf los van uw problemen. Kijk naar uw problemen als ware ze van iemand anders. Door u te distantiëren van de situatie kunt u de ernst daarvan gemakkelijk relativeren. Zo komt u tot een creatievere uitkomst dan wanneer u zich laat leiden door emoties en verwachtingen.
De tweede golf In april vorig jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn zevenentwintigste artikel voor Managersonline.nl: Uw stem als managementtool.
