De mate waarin iemand zich wel of niet verbindt binnen een relatie is een sterke voorspeller voor het voortbestaan daarvan. Weinig verbonden zijn vergroot de kans op het afbreken van de relatie. Dit geldt zowel in de liefde als bij het aangaan van een werkrelatie. De werkgever die bij het werven veel energie steekt in het verleiden, maar daarna de aandacht voor zijn nieuwe werknemer verliest, verliest ook de strijd.
De mate waarin iemand zich wel of niet verbindt binnen een relatie is een sterke voorspeller voor het voortbestaan daarvan. Weinig verbonden zijn vergroot de kans op het afbreken van de relatie. Dit geldt zowel in de liefde als bij het aangaan van een werkrelatie. De werkgever die bij het werven veel energie steekt in het verleiden, maar daarna de aandacht voor zijn nieuwe werknemer verliest, verliest ook de strijd.
Binden aan personeel en organisatie Managers steken veel energie in de werving en aanname van personeel. Uit een vaak grote hoeveelheid sollicitatiepost worden de kandidaten met zorg geselecteerd. Er volgen soms meerdere sollicitatierondes om te bepalen welke sollicitant het allerbeste voor de vacante functie in aanmerking komt. Als uiteindelijk een nieuwe collega is gekozen, wordt nog zorgvuldig met hem gekeken naar zijn arbeidsvoorwaarden. Daarna houdt het in veel gevallen op. Wilt u het verloop binnen uw organisatie beperken, zorg dan ook dat uw personeel met aandacht wordt ingewerkt.
Bij veel werknemers die relatief korte tijd bij een bedrijf in dienst waren, is achteraf vastgesteld dat de reden van hun vertrek ermee te maken had dat zij zich onvoldoende konden binden met personeel en organisatie. Uit de exitgesprekken met de snelvertrekkers bleek dat vooral de eerste weken van hun dienstverband voor een belangrijk deel bepaalden in hoeverre zij zich hadden gecommitteerd aan het bedrijf. Gebrek aan loyaliteit met de organisatie heeft er veelal mee te maken dat het personeelslid zich niet welkom voelt. De medewerker heeft het gevoel dat hij zijn draai niet kan vinden en dat hij geen belangrijk deel uitmaakt van het team.
Korte en rommelige inwerkperiode Nieuwe werknemers worden in veel gevallen snel voor de leeuwen geworpen. Soms heeft de collega van wie zij de functie overnemen het bedrijf reeds verlaten of is deze persoon al begonnen in een andere functie. Als er geen extra personeel is ingepland om de nieuwe collega in te werken, wordt soms ad hoc besloten wie deze taak op zich neemt. Zeker in tijden van drukte kan een inwerkperiode zeer rommelig verlopen. Als excuus wordt steeds aangevoerd dat er te weinig tijd is voor een degelijk inwerkprogramma. Tijd is geld, maar met gepaste aandacht verdient u dat snel terug.
Vanaf het begin wordt vaak te snel een te groot beroep gedaan op de kennis en kunde van de nieuwe medewerker, terwijl het hem al veel energie kost om vertrouwd te raken met de 'gewone gang van zaken'. Tegelijkertijd wordt de nieuwe medewerker nog niet volwaardig betrokken bij het alledaagse intercollegiale contact, waardoor hij het gevoel kan krijgen dat hij er nog niet echt bij hoort. De zittende collega's spreken met elkaar in een taal die hij nog niet verstaat en gebruiken humor die hij niet begrijpt. Ze richten zich vaak ook letterlijk meer tot elkaar dan tot hem. Uit onderzoek blijkt dat een nieuweling in een team minder wordt aangekeken dan de collega's die elkaar al kennen.
Soms is dit alles reden voor vroegtijdig vertrek. Sommige nieuwkomers zijn ruim voordat hun proeftijd is verstreken al weer op zoek naar een andere aanbieding. In de praktijk blijkt het verloop onder de medewerkers die kort in dienst zijn het grootst.
Zorg voor een goed welkom De allereerste dag dat uw nieuwe werknemer in dienst is, dient u hem vooral het gevoel te geven dat hij welkom is. Daarvoor is betrokkenheid van de collega's nodig. Regel bij voorkeur dat één van de aanwezige collega's zich volledig vrij heeft gemaakt voor het rondleiden en inpraten van de nieuweling. Als direct leidinggevende dient u bovendien tijd vrij te maken voor een persoonlijke introductie. Let ook op details. Zorg bijvoorbeeld dat de receptie op de hoogte is dat er een nieuwe collega komt en ook weet waar hij moet zijn. Het zal namelijk niet voor het eerst zijn dat een nieuwe medewerker in een wachtkamer tussen klanten of hulpvragers wordt neergezet. Op je eerste werkdag zou je toch volop in de aandacht moeten staan!
Een stroom van indrukken Het bestaande personeel van een organisatie kan zich vaak niet goed verplaatsen in de gedachtegang van nieuwkomers. Veel van wat voor hen dagelijks routine is, is voor de nieuweling een openbaring. De persoon die de nieuwe collega inwerkt tracht soms met groot enthousiasme duidelijk te maken hoe de onderlinge verhoudingen tussen verschillende disciplines precies zijn en vertelt gedetailleerd hoe er aan bepaalde projecten wordt gewerkt.
De nieuweling doet ondertussen zijn uiterste best om gewoonweg de weg in het gebouw te vinden, alle namen te onthouden, te ontdekken waar het papier ligt en te weten te komen hoe de printer werkt. De verwachtingen van het bestaande personeel zijn soms onevenredig: 'Weet je niet waar je dat klantenbestand kunt vinden…? Ik heb het je toch laten zien…?!'
De eerste dag De eerste dag dat iemand in dienst is, wordt hij overladen met indrukken. Hij krijgt zoveel informatie die hij dat onmogelijk allemaal kan verwerken. Als het een optie is om uw nieuwe kracht vooraf enige informatie over uw afdeling of een ontvangstprogramma toe te zenden, moet u dit zeker niet laten. Door dit te doen vergroot u ook het gevoel van aandacht en welkom. Verder dient u hem op de eerste dag vooral een thuisgevoel te bezorgen. Laat uw nieuwe medewerker weten dat hij vandaag veel zal horen en zien, maar dat er feitelijk nog niet zoveel veel van hem verwacht wordt. Toon belangstelling, bijvoorbeeld door tegelijkertijd te gaan lunchen met de nieuwe medewerker en de persoon die hem inwerkt.
Mentorschap Draag er zorg voor dat u het inwerken van de nieuwe medewerker goed geregeld heeft. Een manier die veel gebruikt wordt is een vaste collega te benoemen als mentor. Hij of zij heeft overzicht en weet precies waarmee de nieuwkomer inmiddels bekend is. De nieuwe medewerker weet tegelijk bij wie hij met zijn vragen terecht kan. Zorg dat u aan dit mentorschap ook een eindtijd verbindt. Als het mentorschap oneindig voortduurt of wanneer daarover niets is afgesproken, kan dat leiden tot ongelijke werkverhoudingen tussen oude en nieuwe werknemers. Stel vast hoelang de inwerkperiode zou moeten duren. Maak duidelijk wanneer u volledige zelfstandigheid en inzetbaarheid van de nieuwe collega verwacht. Houd daarbij rekening met het termijn van de proeftijd. U kunt lastig iemand beoordelen als deze zijn volledige capaciteiten nog niet heeft kunnen tonen.
Een praktisch inwerkschema Het inwerken van een nieuwe collega leent zich heel goed voor een planmatige aanpak. Alles wat een nieuwe medewerker zou moeten weten kunt u vooraf opnemen in een checklist. Zorg voor een bepaalde logica in de volgorde! Neem details op waaraan u niet meteen zou denken. Denk daarbij aan instructie waar alledaagse benodigdheden te vinden zijn en kennisoverdracht over dagelijkse programma's en 'vanzelfsprekende' taakverdelingen in uw team. Denk bijvoorbeeld ook aan vluchtroutes in geval van brand.
Richt het inwerkschema niet alleen op de werkzaamheden op uw eigen afdeling. Laat de nieuwe medewerker kennis maken met functionarissen van andere afdelingen waar direct mee wordt samengewerkt en zorg ook dat hij op de hoogte is van facilitaire zaken en ICT. Evalueer uw inwerkschema uiteindelijk met de nieuwe kracht. Juist nieuwe mensen kunnen het beste vertellen wat aan uw schema nog ontbreekt. Dit is handig voor de volgende keer dat u iemand laat inwerken.
Betrokkenheid van de manager Het inwerken van een nieuwe collega kunt u overlaten aan de mentor, maar persoonlijke betrokkenheid van uw kant blijft een belangrijk onderdeel van het proces. Na de introductie op de eerste dag dient u nog enkele voortgangsgesprekken met de nieuwe medewerker in te plannen. Belangrijk is dat u de verwachtingen van de medewerker helder krijgt en die afstemt op uw eigen verwachtingen. Dit bespaart vaak een hoop misverstanden en irritatie achteraf. Vergeet niet dat elke nieuwe medewerker boordevol nieuwe ideeën en ervaringen zit, waar u praktisch gebruik van kunt maken. Sluit de inwerkperiode af met een evaluatiegesprek waarin indrukken, leerpunten en verwachtingen nog eens aan de orde komen.
De tweede golf In april vorig jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn zesentwintigste artikel voor Managersonline.nl: Spreekt uw gezicht boekdelen?
