De tijd rond Kerst en Oud en Nieuw is een periode waarin veel bedrijfsborrels, diners en recepties plaatsvinden. Vaak ontmoet u collega’s van andere filialen, potentiële klanten en andere relaties die voor u op zakelijk gebied interessant (kunnen) zijn. Nu is het de uitgesproken tijd om te netwerken! Maar zorg er wel voor dat anderen u onthouden. Frank van Marwijk geeft tips hoe uw naam beter blijft hangen.
De tijd rond Kerst en Oud en Nieuw is een periode waarin veel bedrijfsborrels, diners en recepties plaatsvinden. Vaak ontmoet u collega’s van andere filialen, potentiële klanten en andere relaties die voor u op zakelijk gebied interessant (kunnen) zijn. Nu is het de uitgesproken tijd om te netwerken! Al eerder gaf ik aandacht aan het leggen van nieuwe contacten op recepties. U kreeg een handleiding voor een goede handdruk bij het uitspreken van uw beste wensen, en twee weken terug deed ik u een paar suggesties over hoe u het gemakkelijkst namen kunt onthouden.
Bij dit laatste onderwerp zal ik nog een keer stilstaan. Het is namelijk niet alleen belangrijk dat u de namen van de aanwezigen leert kennen. Het is ook zeer wenselijk dat uw zakenrelaties zich úw naam kunnen herinneren. Ook dit is geen vanzelfsprekendheid!
Met wie heb ik gesproken? Als het uw doel is om zakelijk voordeel te halen uit uw ontmoeting tijdens een bedrijfsreceptie, is het belangrijk dat er na de eerste kennismaking ook een vervolg komt. Veel interessante contacten tijdens een dergelijke bijeenkomst hebben geen vervolg, simpelweg omdat de gespreksdeelnemers elkaars naam niet goed hebben verstaan of onthouden. U mag uw nieuwe relatie best een handje helpen, zodat deze na afloop nog wel weet wie u bent. De onderstaande suggesties kunnen daarbij van nut zijn.
1. Spreek uw naam duidelijk uit Veel mensen spreken hun naam binnensmonds, snel en onduidelijk uit als zij zich voorstellen. U kunt voorkomen dat u dit ook doet, door er bewust bij stil te staan. Spreek niet door elkaar heen. Hiervoor kunt u een simpele regel toepassen: degene die zijn hand het eerst uitsteekt, mag ook als eerste zijn naam uitspreken. Articuleer luid en duidelijk en plak uw voornaam en achternaam niet aan elkaar vast. Zeg dus niet iets als: Fravmarwijk, maar plaats een duidelijk hoorbare pauze tussen uw vóór- en achternaam Frank… van Marwijk.
2. Herhaal uw naam In sommige gevallen is het mogelijk om uw naam tweemaal achtereen uit te spreken tijdens een ontmoeting, zonder dat dit kunstmatig overkomt. U kent deze wel: My name is Bond… James Bond. Vergelijkbaar is: Mijn naam is De Cock, met C-O-C-K of... Ik ben Cees Noorderberg… Cees met een C. Het doel hiervan is niet zozeer dat uw gesprekspartner uw naam meteen op de juiste wijze kan spellen; het is eerder een manier om uw naam opvallend te herhalen, waardoor de ander deze gemakkelijker zal onthouden.
3. Zorg zelf voor een ezelsbruggetje Om namen te onthouden, is het nuttig om een ezelsbruggetje te gebruiken. Het is echter maar de vraag of uw gesprekspartner dat ook doet bij uw naam. Het kan dan ook helpen als u zelf een ezelsbruggetje aanbiedt, bijvoorbeeld: ‘Ik ben Josette van Castel… kasteel op z’n Engels’.
4. Spreken in derde persoon enkelvoud Waarschijnlijk hebt u wel eens mensen ontmoet die zichzelf niet aanduiden met ‘ik’, maar voortdurend spreken in de tweede persoon enkelvoud als ze zichzelf bedoelen zoals: ‘Nu moet Cora even nadenken…’, ‘Kijk, daar komt een hapje voor Vincent’. Een andere variant is: ‘En Rolf zei toen tegen me: Bart jongen, zo had ik het nog helemaal niet bekeken… ‘.
Als u zo de hele dag door spreekt - ook bij uw bestaande relaties - worden anderen waarschijnlijk een beetje moe van u. Het in elke zin noemen van uw naam wordt vaak als irritant ervaren. Het komt over alsof u het enorm hoog op hebt met uzelf.
Toch kan het wel helpen als u dit een enkele maal toepast bij een persoon die u zojuist ontmoet hebt. De ander kan dit dan oppikken als een welkom geheugensteuntje van hoe u - ook al weer - heet. Als u samen met een collega met een nieuwe relatie spreekt, kunt u elkaar helpen door in het gesprek te refereren naar de naam van de ander.
5. Maak effectief gebruik van uw badge Tijdens een bedrijfsreceptie ontvangt u vaak een badge met uw naam. Dit is een handig hulpmiddeltje voor mensen die tijdens het voorstellen of in de loop van het gesprek nog eens willen nazien hoe u heet. Bijzonder genoeg speldt bijna iedereen deze badge op zijn linker revers, ongeveer op tepelhoogte. In communicatief opzicht hangt hij daar totaal verkeerd: te laag en aan de verkeerde kant. Als u zich aan de ander voorstelt, steekt u namelijk uw rechter hand uit en draait uw linker schouder - met de badge - weg van uw gesprekspartner.
Op de basisschool hebben we al geleerd dat spieken niet netjes is. Daarom durven weinig mensen zich opvallend in allerlei bochten te wringen om de tekst op uw badge te kunnen lezen. Plaats de badge liever op uw rechter borst ter hoogte van uw schouder. De meeste revers hebben daar een uitsparing waar u uw badge makkelijk op kunt klikken. Doordat de badge hoger hangt en aan de juiste zijde is het voor anderen makkelijker daarop te spieken.
U kunt de opvallendheid van uw badge vergroten door er met een pen iets aan toe te voegen, bijvoorbeeld uw voornaam, de afdeling waar u werkt of uw hobby. Dit laatste is verrassend en biedt een interessant aanknopingspunt voor gesprek.
6. Zorg dat uw visitekaartje gezien wordt Tot nu toe dacht u misschien dat bovenstaand verhaal overbodig is omdat u immers altijd een visitekaartje afgeeft als u met iemand hebt gesproken. Toch zijn visitekaartjes vaak een veel minder goed hulpmiddel om namen te onthouden dan u wellicht zou denken. Veel mensen steken het visitekaartje ongezien in hun zak. Soms werpen zij er een korte blik op, maar lezen het niet echt. De meeste mensen willen niet erkennen dat zij uw naam niet hebben onthouden en zien de blik op het visitekaartje ook als een vorm van spieken.
Aan het eind van de bijeenkomst vertrekken uw nieuwe contacten naar huis met een zak vol visitekaartjes en leggen die in een la waar er nog meer liggen. De volgende dag hebben zij geen flauw idee meer welk gezicht bij welk visitekaartje hoort.
U kunt er als volgt voor zorgdragen dat uw visitekaartjes wel worden gelezen. Voordat u het kaartje afgeeft kijkt u er zelf op, alsof u iets zoekt. Noem dan iets wat op het kaartje staat, waar de ander zijn aandacht op zou moeten vestigen zoals: ‘U kunt mij ook altijd bellen op mijn 06-nummer hoor!’ of : ‘het website-adres is anders dan de bedrijfsnaam; het is namelijk…’ Daarbij wijst u naar de tekst op het kaartje. Uit beleefdheid dient de ander wel te kijken en kan zich bij thuiskomst beter herinneren dat het kaartje van u afkomstig is.
Net als op de badge kunt u ook met een pen een toevoeging op het visitekaartje aanbrengen zoals uw voornaam, website of 06- nummer wanneer deze niet op het kaartje staan. Als deze gegevens er wel staan, kunt u ze onderstrepen om ze te accentueren. Op deze manier kunt u benadrukken dat u wilt worden aangesproken met uw voornaam, best gestoord kunt worden voor een mobiel gesprek en dat uw website de moeite van het bezoeken waard is.
De tweede golf In april dit jaar leerde ik u een handige methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Lees deze week mijn zeventiende artikel voor Managersonline.nl: Leer actief te luisteren.
