Veel managers zien het oplossen van problemen als hun belangrijkste dagtaak. Ze analyseren de situaties die zich voordoen en onderzoeken steeds opnieuw welke problemen daarbij optreden. Ze maken plannen om de ontdekte problemen op te kunnen lossen en stemmen hun werkwijze daarop af. Er dient zich telkens weer een nieuw probleem aan dat moet worden opgelost. Geen probleem? Dan is er pas echt een probleem, want zonder problemen valt er ook niets op te lossen. Is uw voornaamste doel het oplossen van problemen?
Veel managers zien het oplossen van problemen als hun belangrijkste dagtaak. Ze analyseren de situaties die zich voordoen en onderzoeken steeds opnieuw welke problemen daarbij optreden. Ze maken plannen om de ontdekte problemen op te kunnen lossen en stemmen hun werkwijze daarop af. Er dient zich telkens weer een nieuw probleem aan dat moet worden opgelost. Geen probleem? Dan is er pas echt een probleem, want zonder problemen valt er ook niets op te lossen. Is uw voornaamste doel het oplossen van problemen?
Verbazingwekkende aandacht voor problemen In de meeste managementboeken staat de aanpak van problemen centraal. Onlangs las ik een verhandeling over spreken in het openbaar, waarbij gesteld werd dat u om dit goed te kunnen doen eerst het probleem helder moet stellen. De presentatie werd bij voorbaat al als probleem gedefinieerd. Vanuit een dergelijke visie kunt u werkelijk elke situatie die zich voordoet als een probleem benaderen. Maar heeft u wel altijd een probleem nodig om iets te kunnen doen?
Problemen oplossen of creativiteit Robert Fritz beschrijft in zijn boeken De weg van de minste weerstand en De weg van de minste weerstand voor managers een interessante denkwijze. Managers zijn te veel gefocust op het oplossen van problemen. Het alternatief is creativiteit. Volgens Fritz bestaat er een groot verschil tussen problemen oplossen en creatieve actie. Een probleem oplossen is iets doen om iets te laten verdwijnen: het probleem. Creatieve actie is iets doen om iets te laten ontstaan: de creatie. Bij een creatieve benadering heeft u geen probleem nodig. Deze denkwijze kan u helpen op een andere manier naar dingen te kijken.
Werkt u als een dokter of als een kunstschilder? Veel managers in westerse bedrijven werken vanuit een probleemgestuurde visie. U kunt dit vergelijken met de werkwijze van de dokter. De patiënt (klant) komt bij de dokter met bepaalde klachten (probleem). De dokter tracht vervolgens middels een anamnese de aard en de oorzaak van de klacht helder te krijgen (gegevens verzamelen). Daarna stelt de arts een diagnose (probleemanalyse) en gaat na welke behandeling (acties) er nodig zijn om genezing (doelstelling) te bereiken. De doelstelling van de arts is afgeleid van het probleem: zonder klacht valt er niets te genezen. Als u werkt vanuit een probleemgestuurde visie kijkt u in elke situatie welke problemen er opgelost moeten worden. Is het probleem opgelost, dan dient u te zoeken naar een volgend probleem.
De creatieve benadering heeft een ander uitgangspunt. Een kunstschilder ziet een maagdelijk doek niet als een probleem, maar als een middel. Hij heeft vooraf een bepaald beeld van wat hij wil. Zijn doel is niet het oplossen van een probleem, maar het tot stand brengen van iets dat nog niet bestaat. Tijdens zijn werk kan hij best tegenslagen ervaren in de totstandkoming van zijn einddoel. Zijn focus blijft echter op zijn doel gericht in plaats van op het probleem. Het probleem is slechts een opstakel op zijn weg. Als hij dit tegenkomt zal hij het aanpakken door er dwars doorheen te gaan, of door het met een omtrekkende beweging te omzeilen. Hij maakt van het oplossen van het probleem geen doel op zichzelf. De probleemaanpak behoeft dan ook geen schoonheidsprijs; het focus is gericht op het eindproduct.
Wat is uw einddoel? Misschien vindt u de bovenstaande vergelijking wat zwart-wit gesteld. Het alledaagse werk van een manager biedt immers vele situaties die u in termen van probleem en oplossing kunt beschrijven. Toch is het interessant om te zien dat u uw werk met zijn meevallers en tegenslagen ook vanuit een andere visie kunt benaderen.
Vanuit het positief denken wordt het woord probleem wel eens geherdefinieerd als uitdaging. Maar zoals Fred Akkerma terecht schreef in zijn artikel Top-10 manieren om anders naar problemen te kijken, is dit in feite een vlucht. U hoeft een probleem niet mooier te maken dan het is. U kunt een probleem namelijk zien als een obstakel op de weg naar het te behalen doel. Het trotseren van een obstakel op zich is nauwelijks uitdagend. De werkelijke uitdaging zit hem in het bereiken van het einddoel.
Richt u op uw eindbestemming Een nare eigenschap van problemen is dat ze alle aandacht naar zich toe trekken ten koste van alles en iedereen. Managers bewandelen om deze reden soms zijpaden die niet leiden naar een eindbestemming die zij vooraf gekozen hebben. Problemen die de voortgang in een proces belemmeren verdienen zeker aandacht, maar met een duidelijk doel voor ogen op de snelweg naar uw eindbestemming, hoeft u niet van elke afrit de omgewaaide bomen te verwijderen. Maak een probleem en de aandacht die dit krijgt niet altijd groter dan nodig, maar denk creatief en kies soms voor de weg van de minste weerstand.
De tweede golf Enige tijd terug leerde ik u een methode voor systematische herhaling: De tweede golf. Gebruik deze methode nu om (opnieuw) kennis te nemen van eerdere - tijdloze - artikelen. Lees deze week mijn zevende artikel voor Managersonline.nl: Hoe mededeelzaam bent u eigenlijk? Uw lichaamstaal verraadt het!
