Bijna elke moderne manager is zich bewust van het belang van tijd. Tijd is schaars en daarom is tijd geld. U weet dat het van groot belang is om uw tijd efficiënt te besteden. U kent de term time management waarbij u bepaalde methoden en technieken aanwendt om het gebruik van tijd optimaal te beheersen. Er is echter meer dan dit. Uw omgang met tijd is ook een belangrijk communicatiemiddel waarmee u de onderlinge verhoudingen met uw gesprekspartner definieert. Zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd, is lang niet altijd effectief.
Bijna elke moderne manager is zich bewust van het belang van tijd. Tijd is schaars en daarom is tijd geld. U weet dat het van groot belang is om uw tijd efficiënt te besteden. U kent de term time management waarbij u bepaalde methoden en technieken aanwendt om het gebruik van tijd optimaal te beheersen. Er is echter meer dan dit. Uw omgang met tijd is ook een belangrijk communicatiemiddel waarmee u de onderlinge verhoudingen met uw gesprekspartner definieert. Zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd, is lang niet altijd effectief.
Formele en informele tijd Wij meten gewoonlijk de tijd in dagen, uren, minuten en seconden. Dit zijn afgepaste maten. Dit noemen we de formele tijd. Toch wordt een bepaalde tijd gevoelsmatig verschillend ervaren en de beleving ervan is afhankelijk van de persoon en van het moment. We spreken dan over de informele tijd.
Als een medewerker tien minuten op u moet wachten kan hij dit als een lange tijd ervaren, terwijl, vanwege uw bezigheden, dezelfde tijd voor u omvliegt. De informele tijd geeft onze tijdsbeleving weer. Iedere manager dient kennis te hebben van de tijdsaspecten in de communicatie en de betekenis daarvan. Let er dus op wat u doet u op een bepaald moment en hoeveel tijd u er mee kwijt bent. Houd daarbij rekening dat de tijdsbeleving van anderen kan verschillen met die van uzelf: wat is kort en wat is lang; wat is vroeg en wat is laat?
Tijd zegt soms meer dan woorden Evenals bij andere non-verbale communicatieaspecten is datgene wat een medewerker aanduidt door de manier waarop hij met tijd omgaat, vaak meer zeggend dan zijn woorden. Komt hij 'op tijd' voor een gemaakte afspraak of komt hij 'rond die tijd'? Hoe lang laat hij een ander wachten? Hoe lang blijft hij zitten na een afspraak? Wil hij een gesprek het liefst tot het einde rekken of lijkt hij zich er juist snel van af te willen maken? Wanneer kijkt hij zijn gesprekspartner aan tijdens het gesprek en hoe lang blijft hij kijken voordat hij wegkijkt?
Onderzoek uw eigen gebruik van tijd Het is nuttig om de verschillende tijdsaspecten van uzelf eens te onderzoeken. Anderen zien immers ook hoe u met tijd omspringt! Geeft u de indruk het altijd druk te hebben, of kunt u ook ergens rustig blijven zitten? Hoe lang blijf u nog in gesprek met een klant waarvan u al weet dat hij niet van plan is om iets te kopen? Hoe verdeelt u uw tijd over uw medewerkers? Hoe lang en hoe vaak trekt u uzelf terug in uw kantoor? Hoe vaak zegt u geen tijd te hebben? Wanneer zegt u dat, en tegen wie? Maar ook: geeft u iemand de tijd om uit te praten? Hoe lang bent u in een gesprek zelf aan het woord en hoeveel tijdsruimte geeft u aan de ander?
Tijdsduur en tijdsbeleving Formele en informele tijd hebben beide een belangrijke plaats in de communicatie. Als u zich hiervan bewust bent, kunt u er op een effectieve manier gebruik van maken. Een gemaakte tijdsafspraak heeft een formele tijdsduur.
U heeft bijvoorbeeld een afspraak met een klant van een uur op een bepaald tijdstip. Dit zegt echter nog niets over de tijdsbeleving van deze afspraak. Als de klant na dit uur nog een andere afspraak heeft, zal hij zich strikt aan de afgesproken tijd willen houden. Als het gesprek dreigt uit te lopen, zal de klant ongeduldig worden en weinig meer geconcentreerd zijn op wat u hem nog wilt vertellen. In gedachten is hij misschien al zijn volgende gesprek aan het voorbereiden. Als de klant daartegen alle tijd heeft, zal hij zich niet zo druk hoeven maken om de duur van deze afspraak.
Kunt u in minder tijd hetzelfde doen? Een stelling vanuit het ‘time management’ is dat u efficiënter kunt werken door hetzelfde in minder tijd te doen. Dit gaat zeker in veel situaties op, maar als het om uw presentatie gaat, kunt u daar vraagtekens bij zetten.
Ik heb wel eens gezien hoe iemand in tien minuten zijn product wilde promoten aan de hand van een PowerPoint presentatie die eigenlijk bedoeld was voor een presentatie een half uur. Zijn presentatie kwam hierdoor rommelig en gehaast over. Als u verwacht dat u minder tijd heeft om uw gegevens te presenteren, kunt u beter een kortere presentatie voorhanden hebben. U geeft dan wel minder informatie, maar omdat u de belangrijkste aspecten kunt benadrukken, komt uw presentatie veel professioneler over.
Het is belangrijk om te weten te komen of de tijd die u voor een bezoek heeft ingepland overeenstemt met de verwachting en mogelijkheden van uw gastheer. Als u weet hoeveel de ander voor u beschikbaar heeft, is het belangrijk om uw presentatie daar ook op af te stellen. Besef dat de kwaliteit van de informatie belangrijker is dan de kwantiteit.
Tijd is belangstelling Aan de tijd die we ergens voor vrij maken en aan de tijd die we er voor nemen, wordt onze belangstelling afgelezen. Als u zich ergens snel van af wil maken, geeft dit de indruk dat u er weinig enthousiast over bent. Mensen krijgen dan zelfs het gevoel dat het u niet interesseert. De tijd die u uw medewerkers biedt is ook een aanduiding voor de belangstelling in hen. Hoe goed uw relatie met anderen is, kan worden afgelezen aan de frequentie en de duur van de contacten.
Tijdsdruk is vaak weinig bevorderend voor de communicatie. Als u het zelf druk heeft, zal uw gesprekspartner dat ook kunnen merken aan uw lichaamstaal. Als u aan het einde van het gesprek verschillende keren op uw horloge kijkt, kan de ander de indruk krijgen dat u het gesprek liever wilt beëindigen. Ook het beantwoorden van uw mobiele telefoon kan de indruk geven dat u het druk heeft en meer bezig bent met andere zaken. Zorg daarom dat hij uit staat tijdens een belangrijk gesprek.
Een gastvrij onthaal Zorg voor een gastvrij onthaal en laat blijken dat u de tijd voor de ander neemt. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door uw gast bij de receptie op te halen en tegen de receptioniste te zeggen: ‘ik ben in bespreking, dus ik wens het komende uur niet gestoord te worden!’. Ook al is dit een vanzelfsprekendheid voor de receptioniste; u geeft hiermee aan uw bezoeker de boodschap dat u het gesprek serieus neemt.
Een informeel entree van uw ontmoeting geeft de ander ook het gevoel dat u de tijd voor hem wilt nemen en niet al te gehaast bent. Bied uw gast iets te drinken aan en houd u bezig met wat ‘smalltalk’: vraag hoe de reis geweest is, of dit het eerste bezoek van de gast is enzovoorts. Uw gast zal zich hierdoor sneller op zijn gemak voelen, dus dit is zeker niet zonde van de tijd.
