Een vergadering leiden is allesbehalve gemakkelijk. U heeft namelijk te maken met mensen die elk hun eigen idee hebben. Niet alleen over de inhoud maar ook over elkaar. Betrekkingsaspecten zoals: vind ik jou wel aardig of wie is de baas kunnen een belangrijke stempel drukken op het verloop van de vergadering. Daarbij spelen aspecten als vooroordelen, verwachtingen, veronderstellingen en vriendjespolitiek een grote rol.
U bent voorzitter van een vergadering in uw bedrijf. Op de agenda staan verschillende onderwerpen waarover u een besluit wilt nemen. U wilt effectief communiceren over de inhoud van deze onderwerpen maar tijdens de vergadering blijkt dit nog niet zo makkelijk. U heeft namelijk te maken met mensen die elk hun eigen idee hebben. Niet alleen over de inhoud maar ook over elkaar. Betrekkingsaspecten zoals: vind ik jou wel aardig of wie is de baas kunnen een belangrijke stempel drukken op het verloop van de vergadering. Daarbij spelen aspecten als vooroordelen, verwachtingen, veronderstellingen en vriendjespolitiek een grote rol. Om effectief te vergaderen dient u als voorzitter inzicht te krijgen in de betrekkingaspecten in de communicatie.
Inhoud en betrekking Tijdens een discussie over een willekeurig onderwerp vindt dus ook communicatie plaats die zich voornamelijk op betrekkingsniveau afspeelt. Daarbij gaat het niet zozeer om wat een spreker precies zegt maar meer om wat hij ‘eigenlijk’ bedoelt met hetgeen hij zegt. Er kan bijvoorbeeld een onderliggende boodschap worden gegeven over de relatie met een andere gespreksdeelnemer. De bedoeling van een opmerking wordt soms duidelijker door de lichaamstaal van de spreker dan door zijn woorden. Vooral door variatie in intonatie en mimiek kan een uitspraak een totaal verschillende betekenis krijgen. Kennis van lichaamstaal helpt u als voorzitter van de bijeenkomst om dit tijdig te herkennen en er op te reageren.
Hoe vindt de interactie plaats? Tijdens een vergadering wordt voordurend gecommuniceerd en niet alleen door de mensen die aan het woord zijn. Alle aanwezigen geven tijdens de bijeenkomst non-verbaal te kennen hoe ze in de bespreking zitten. Ze laten voortdurend blijken of ze het gespreksonderwerp interessant vinden en of ze het met de sprekers eens zijn. Zonder woorden bepalen de aanwezigen ook hoe het gesprek verloopt en wie er aan het woord komen. Het lijkt vaak dat de mensen die het meest spreken, ook de meeste invloed hebben op het verloop van het gesprek en uiteindelijk op de besluitvorming. Dit is echter niet altijd het geval. Mensen die weinig zeggen kunnen soms alleen al door de manier waarop ze aanwezig zijn, het verloop van het gesprek sturen of juist verstoren. Als voorzitter van zo'n bijeenkomst is het belangrijk om kennis te nemen van de lichaamstaal van de gespreksdeelnemers. Bij het sturen van het gesprek, kunt u als voorzitter ook gebruikmaken van lichaamstaaltechnieken.
Betrokkenheid Als de gespreksdeelnemers over een onderwerp discussieren, is de betrokkenheid van eenieder zichtbaar aan hun houding. De mensen die het niet zo heel interessant vinden, zitten achteruit in hun stoel en maken vaak de mooiste tekeningen, terwijl ze anderen het idee geven dat ze aantekeningen maken. Overigens hoeft dit tekenen niet altijd te duiden op desinteresse. Veel tekenaars blijken toch aandachtig te luisteren. Het tekenen, en dus naar beneden kijken, kan ook een legitieme manier zijn om oogcontact te vermijden. Iemand die oogcontact maakt, reageert daarmee altijd.
De echte ongeďnteresseerden staren doelloos voor zich uit of kijken wat in het rond. Als alle aanwezigen er op deze manier bij zitten, is het tijdstip van de dag misschien verkeerd gekozen of is er weinig belangstelling voor het onderwerp. Over zo'n onderwerp hoeft dan niet lang gesproken te worden.
Hoe zijn de meningen verdeeld? Gespreksdeelnemers die het onderwerp belangrijk vinden, volgen de sprekers non-verbaal. Als ze het met de spreker eens zijn, knikken ze veel. Ze nemen een open, luisterende houding aan waarbij ze zich iets naar voren buigen. Het komt ook opvallend vaak voor dat toehoorders een gelijke houding aannemen als de spreker waarmee zij het eens zijn. Door te letten op de houdingen van de aanwezigen, kunt u een idee krijgen over hoe de meningen verdeeld zijn. Misschien neemt de helft van de luisteraars de houding van de spreker over en zit de andere helft in een afwerende houding. De mensen die het niet eens zijn met de spreker, bewegen hun hoofd nauwelijks. Ze zitten achteruit en nemen een starre, gesloten houding aan. Vaak hebben ze hun armen over elkaar of bedekken hun mond met hun hand. Als ze nee schudden, staan ze vermoedelijk op het punt om iets in te brengen.
Wie krijgt het woord? Het is een taak van de voorzitter om er voor te zorgen dat de gespreksdeelnemers evenredig aan het woord komen en dat de verschillende standpunten ten aanzien van een onderwerp worden gehoord. Ook hierbij kunt u gebruik maken van uw kennis van lichaamstaal. Als iemand iets wil inbrengen, kunt u dat merken aan zijn ademhaling. Een diepe inademing is vaak een teken dat iemand de spreker wil onderbreken en het woord wil overnemen. Als voorzitter is het belangrijk dat u dit teken herkent. Oogcontact en kleine gebaren met uw hoofd en uw handen zijn vaak voldoende om het verloop van het gesprek te sturen. Lichaamscontact is SCHREEUWEN in lichaamstaal. Soms kan het echter nuttig zijn om iemand even aan te raken om hem te onderbreken.
Betrek iedereen! Het is belangrijk om alle aanwezigen te betrekken bij de vergadering. Mensen die zwijgen hebben ook een mening en het is belangrijk om die tijdens de vergadering te horen. Het komt vaak voor dat mensen in de vergadering zelf hun mond houden en pas na de vergadering in de wandelgangen hun mening uiten. Tijdens de vergadering reageren de zwijgende mensen wel non-verbaal op wat er wordt gezegd. Een goede manier om hen te betrekken in een gesprek is door te reageren op hun lichaamstaal. U kunt het non-verbale gedrag benoemen en er een vraag aan koppelen zoals: "ik zie je knikken, waarom vind jij het belangrijk dat deze verandering wordt doorgevoerd?" of "wat een diepe zucht, heb je moeite met deze stelling?".
Gevoelsaspecten in de vergadering Bij communicatie tussen mensen is behalve ons denken ook ons gevoel betrokken. Wat we denken uit zich doorgaans verbaal, wat we voelen en willen tijdens een groepsactiviteit uiten we doorgaans non-verbaal: blozen, stemverheffing, boos gezicht, nors zwijgen, met de vuist op tafel slaan, weglopen uit de bespreking enzovoort. Het is belangrijk dat u de emotionele betrokkenheid van mensen herkent en rekening houdt met de invloed die deze ook weer op andere gespreksdeelnemers heeft. Als een vergaderpunt te veel emotionele geladenheid heeft, kan het soms beter zijn dit punt tot een volgende vergadering op te schorten. Er bestaan gevoelsmensen die snel emotioneel reageren. Andere mensen kunnen enorme gevoelsuitingen tonen tijdens een vergadering, alleen met het doel om iets voor elkaar te krijgen. Over bewustzijn van lichaamstaal gesproken...(!)
