Een heel jaar werkt u met uw medewerkers samen als een collega en coach waarbij u gezamenlijk werkt aan de projecten die uw pad kruisen. Nu opeens, tijdens een beoordelingsgesprek, krijgt u misschien een totaal andere positie in de ogen van uw medewerkers. Misschien inderdaad, want als u zich presenteert als een goed en oprecht beoordelaar zal niemand tegen deze gesprekken opzien.
Het beoordelen van uw medewerkers is een taak waarbij uw functie als manager in een speciaal daglicht kan komen staan. Een heel jaar werkt u met uw medewerkers samen als een collega en coach waarbij u gezamenlijk werkt aan de projecten die uw pad kruisen. Nu opeens, tijdens een beoordelingsgesprek, krijgt u misschien een totaal andere positie in de ogen van uw medewerkers. Misschien inderdaad, want als u zich presenteert als een goed en oprecht beoordelaar zal niemand tegen deze gesprekken opzien.
Beoordelings- of functioneringsgesprekken Voor het beoordelen van het functioneren van uw medewerkers zijn twee gespreksvormen in het leven geroepen: het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek. Deze gesprekken lijken erg op elkaar en worden dan ook regelmatig verward. Bij veel bedrijven is een mengvorm van beide gesprekstypen ontstaan. Er is echter nog geen nieuwe naam voor zo’n gesprek bedacht. Bij het ene bedrijf wordt dit een beoordeling genoemd en bij het andere bedrijf een functioneringsgesprek.
Verleden- of toekomstgericht Toch is het goed om de verschillen tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek te bezien. Bij een beoordelingsgesprek wordt vooral gekeken naar het functioneren van de medewerker in het verleden en dit kan gekoppeld zijn aan waardering. U als manager spreekt hier letterlijk een oordeel uit over de medewerker en overigens niet andersom. Het functioneringsgesprek is meer op de toekomst gericht en hierbij is tevens meer sprake van tweerichtingsverkeer. Behalve het functioneren van de medewerker wordt ook het functioneren van u als manager, de onderlinge samenwerking en de organisatie onder de loep genomen. Het beoordelende karakter en de bijhorende waardering staan veel minder centraal. Veel meer wordt gekeken naar: hoe gaan we verder.
Emoties bij uw medewerkers Ook bij medewerkers kan overigens verwarring bestaan als het gaat om deze gesprekstypen. In een functioneringsgesprek hebben veel medewerkers soms toch het gevoel dat ze door u beoordeeld zullen worden en afgerekend op hun zwaktepunten. Dat is jammer, want deze angst kan ten koste gaan van de inbreng en mededeelzaamheid van de medewerker in het gesprek. Het woord beoordeling roept wellicht nog grotere angsten en weerstand op. De medewerker gaat dan met enige aarzeling het gesprek in. Zelfs medewerkers die normaliter goed functioneren, kunnen irreële gedachten hebben zoals het idee dat in dit gesprek hun ontslag zal worden aangekondigd. Beoordelen gaat niet zelden met heftige emoties gepaard en kan aanleiding zijn tot een conflictueuze situatie.
Een opbouwend gesprek Een goed beoordelingsgesprek is echter opbouwend. Ook al gaat het daadwerkelijk om de beoordeling van de medewerker, er zijn altijd toekomstgerichte elementen in opgenomen. Ook dient u zich als manager open te stellen voor reply. In die zin verschilt in deze tijd een goed beoordelingsgesprek inderdaad niet veel meer met het functioneringsgesprek. Als u dit gesprek op inspirerende wijze voert, draagt het bij tot verbetering van de communicatie. U krijgt op deze wijze inzicht in uzelf en de medewerker. Als u de medewerker beter kent, kunt u hem beter motiveren door zijn werkzaamheden zoveel mogelijk af stemmen op zijn wensen. Door de krachten en de zwakheden van de medewerker en uzelf te analyseren kunt u tot betere aansluiting komen in de samenwerking, hetgeen de werkrelatie prettiger maakt.
Neem de onzekerheid weg Om te komen tot een goede interactie tijdens een beoordelingsgesprek is het allereerst belangrijk ervoor te zorgen dat uw medewerker zich op zijn gemak voelt. Dit begint met een welkom ontvangst en een goede plaatskeuze. Spreek uw medewerker bij binnenkomst niet toe vanachter uw bureau, want daarmee creëert u een lichamelijke en daardoor psychologische barričre. Beter is het als u hem verwelkomt bij de deur of, beter nog, ophaalt vanaf zijn werkplek. Neem daarna bij voorkeur plaats aan een lage tafel en liever aan de hoek van een tafel dan recht tegenover elkaar. Met deze laatste positie dwingt u uw medewerker tot voortdurend oogcontact en dat is in deze gesprekssituatie niet prettig.
Het ijs breken Begin het gesprek met een paar informele opmerkingen of vragen. In plaats van met de deur in huis te vallen, legt u op deze manier een basis voor een natuurlijk verlopend gesprek. U kunt vervolgens spreken over de activiteiten waar de werknemer die ochtend mee is bezig geweest en op deze manier langzaam overstappen op het eigenlijke gesprek. Koffie of thee bij het gesprek doen het zeker ook goed. Dit geeft een legitieme reden om in het begin van het gesprek even te ontspannen, zonder perse geforceerd iets te hoeven zeggen. Het aparte is, dat het drinken van koffie of thee ook uitnodigt tot het aannemen van een meer open en ontspannen houding. De meeste mensen vinden het namelijk lastig iets in te schenken en te drinken met hun benen gekruist.
Het verloop van het gesprek Zorg dat u de ontspannen sfeer in de loop van het gesprek vasthoudt door u af te stemmen op uw medewerker. Als het over het functioneren van de medewerker gaat, stel dan meer vragen dan dat u er uw opinie over verkondigt. Houd het gesprek gaande met non-verbale signalen. Door te knikken geeft u bijvoorbeeld te kennen dat u begrijpt wat de ander zegt en moedigt u hem aan om verder te spreken. Doe dit wel op het juiste moment en in normale verhouding. Als u uw hoofd stil houdt met de mimiek van een pokeraar zal uw medewerker snel zijn uitgesproken, maar als u teveel knikt zal de medewerker misschien blijven doorpraten omdat hij denkt dat u dit wilt horen. Uw houding heeft ook invloed op het gesprek. Als u over de tafel naar voren leunt, terwijl u een vraag stelt, kan dit agressief overkomen. Naar achteren leunen met gekruiste benen kan daarentegen duiden op gebrek aan belangstelling. Als u daarbij uw handen samenvouwt in uw nek geeft dat een superieure uitstraling: ‘ik weet het beter!’.
Een eerlijke beoordeling Als het u lukt om het beoordelingsgesprek in een ontspannen sfeer te laten plaatsvinden, komt dat ten goede aan de communicatieve waarde van zo’n gesprek. Wees er echter wel van bewust dat de sfeer van een gesprek ook uw eigen inbreng beďnvloedt. Een medewerker heeft er niets aan als u uw kritiek voor u houdt, omdat het zo’n prettig gesprek is. Als u aanmerkingen heeft op de medewerker, dient u deze zeker te bespreken. Dit kan zonder dat het gesprek meteen een grimmig karakter hoeft te krijgen. U kunt het opbouwende hiervan zelfs benoemen. Pas als een medewerker zich bewust is van zijn zwaktes kan hij er immers aan werken. Neem om dezelfde reden ook notie van de feedback van de medewerker.
Beoordeel uzelf Uiteindelijk moet u beseffen dat beoordelen een subjectief gebeuren is. Het is daarom goed om bij het beoordelen rekening te houden met de fouten in de waarneming die tot uw meningsvorming hebben bijgedragen. Zo kunt u misschien te snel oordelen, vanwege de eerste indruk die u van iemand heeft of vanwege intuďtie. Dit laatste vormt zich vooral door interpretatie van onbewust waargenomen lichaamstaal. Ook kan het zijn dat u de medewerker beoordeelt op de indruk die hij de laatste tijd gaf, terwijl u de hele periode zou moeten evalueren. U wordt ook gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën (al willen we dat van onszelf vaak niet toegeven: alweer een blinde vlek!). Tenslotte wordt uw beoordeling soms beďnvloed door bepaalde goede eigenschappen van de medewerker, waardoor u het geheel als goed beoordeelt (halo-effect) of een slechte eigenschap waardoor u alles van de medewerker slecht vindt (horn-effect). Om uw medewerker zo eerlijk mogelijk te beoordelen dient u daarom eerst uw eigen vooroordelen, verwachtingspatronen, ergernissen en sympathieën te beoordelen.
Managersonline.nl organiseert samen met Frank van Marwijk op vrijdag 31 mei een unieke workshop Effectieve non-verbale communicatie. Klik hier voor meer informatie en het aanmeldformulier.
